Cooperativa de Tabacaleros de Jujuy: Eficiencia y Tecnología de la Mano de Calipso
La Cooperativa de Tabacaleros de Jujuy surgió en 1969 para unir fuerzas y coordinar el trabajo de los productores tabacaleros de la provincia de Jujuy. La organización se encarga de la compra, proceso y comercialización en diferentes países, siendo China el principal mercado en la actualidad. Hoy hay aproximadamente 800 socios activos.
El negocio de la cooperativa abarca diferentes etapas: compra de tabaco a los productores,
el proceso del mismo (que consiste en la separación de la lámina del palo), y finalmente, la comercialización. Se trata de una industria estacional, muy particular, por eso durante todo el año hay una dotación fija de algo más de 200 personas, y en los momentos de mayor trabajo (enero/febrero) se suman alrededor de 400 colaboradores más que se encargan de las tareas cíclicas intensivas.
Luego de varias décadas, el sistema de administración de la cooperativa ya no era eficiente para la operación y lo que el mundo del tabaco estaba requiriendo en el nuevo milenio. En 2019 se tomó la decisión de buscar un ERP que pudiera dar respuesta a las necesidades del negocio. Luego de evaluar algunas alternativas, a fines de 2019 se decidió implementar CALIPSO por sus prestaciones y su versatilidad.
Impecable implementación en plena pandemia
En diciembre de 2020 -un año muy especial, difícil- la cooperativa comenzó a gerenciar todas las tareas administrativas con CALIPSO. La implementación se llevó a cabo en plena pandemia.
Trabajar con CALIPSO significó verdaderamente un cambio cultural, a tal punto que un par de referentes del sistema anterior, quienes sabían todos los detalles de la operatoria requerida para poder hacer una buena implementación, colaboraron con la puesta en marcha del nuevo ERP.
En ese momento se experimentó un cambio generacional que contribuyó a una rápida adaptación a la nueva tecnología por parte de los diferentes equipos que la operan.
Hoy en día hay 45 licencias. La solución abarca todo lo referido a Administración del negocio: facturación, compra/venta, cuenta corriente de productores, pagos, abastecimiento, tesorería, importación y exportación, manejo de depósitos (la empresa cuenta con un puesto móvil que escanea las cajas y proporciona la ubicación en tiempo real), mantenimiento de equipos y novedades para la liquidación de haberes.
La cooperativa implementó todo y comenzó a trabajar con la nueva solución el mismo 1 de diciembre de 2020. Todos los módulos de Administración de CALIPSO estuvieron operativos desde el primer día. Naturalmente, en los días subsiguientes se realizaron algunos ajustes para optimizar el sistema, lo que se hizo a medida que se iba utilizando y saltaban algunos detalles para mejorar.
Dado que la implementación fue en plena pandemia, la capacitación de los colaboradores se hizo “en vivo” en forma virtual, con demos y explicaciones por parte del equipo implementador de Tecsur, partner de CALIPSO.
Vale destacar que en la migración el equipo de profesionales de CALIPSO y el equipo de trabajo de la cooperativa que encaró el relevaniento, pruebas y migración de datos, estuvo conformado por gente idónea de Sistemas y Contabilidad
Quienes estuvieron incansablemente durante todo el proceso de implementación interactuando con los profesionales de Calipso, y coordinaron todas las etapas del mismo, sirviendo además como nexo con los nuevos usuarios
Fernando Ortega, Director de Tecsur, explicó que la implementación del ERP de Calipso en CTJ se realizó mayormente de forma remota durante la pandemia. Sin embargo, la puesta en marcha se llevó a cabo de manera presencial en la sede del cliente, enfocándose en optimizar el proceso productivo. Tras la implementación, brindaron acompañamiento continuo hasta que CTJ logró operar de forma independiente. Ortega destacó que la experiencia fue enriquecedora para ambos equipos, dado que se trataba de una industria distinta, y actualmente mantienen una relación basada en el soporte y la mejora continua.
Los beneficios en la gestión diaria resultaron muy evidentes:
- Seguimiento detallado de órdenes de compra, así como de pendientes de remitos y facturas, cosa que no se había tenido en cuenta antes y significaba pérdida de tiempo y de recursos para entender el status en este sentido.
- Mejoró notablemente la liquidación de tabaco a los productores. Al momento de comprarles el tabaco, hay que descontar lo que corresponda por los agroquímicos provistos por la cooperativa. Ya no hace falta realizar conciliaciones todos los días para saber cuánto pagar a cada productor; todo está en el sistema y se concilia automáticamente, sale la orden de pago exacta con el descuento de la deuda.
- El sistema permite acceder a diferentes niveles de contabilidad, con todos los datos actualizados e interconectados con las distintas áreas que precisan esa información.