Universidad Maimónides

Integración administrativa y trazabilidad para profesionalizar la gestión universitaria

Fundada el 20 de junio de 1990 por la Fundación Científica Felipe Fiorellino, la Universidad Maimónides nació a partir de la iniciativa del Dr. Ernesto Goberman, abogado, empresario y filántropo, con una visión: crear una institución universitaria orientada a las ciencias de la salud, con fuerte compromiso académico, científico y social. El proyecto fue autorizado por el Ministerio de Educación de la Nación ese mismo año y obtuvo su reconocimiento definitivo en 2002, consolidándose como una universidad privada con identidad propia dentro del sistema universitario argentino. 

La casa de estudios —que en 2025 celebró 35 años de historia— cuenta hoy con una comunidad académica de más de 7.000 estudiantes activos de 31 carreras de grado y 19 postgrado, con una trayectoria que ya supera los 38.000 egresados.

En paralelo, desarrolló una estructura sólida de investigación científica. La universidad cuenta con seis centros de investigación, más de 1.000 publicaciones académicas y una activa articulación con el sistema científico nacional, con 25 investigadores y 30 becarios del CONICET que trabajan de manera permanente en distintos proyectos. Esta combinación de formación, investigación aplicada y transferencia de conocimiento constituye uno de los rasgos distintivos del modelo académico de Maimónides.

En esa trayectoria de crecimiento y consolidación institucional, que prosigue bajo la presidencia del Dr. Adrián Giacchino y actualmente Rector de la institución, la universidad inició hace más de 5 años un profundo proceso de recambio generacional y profesionalización de su estructura de gestión, que incluyó una revisión profunda de su modelo de gestión administrativa, contable y financiera. 

“Durante muchos años trabajamos con un sistema muy a medida, desarrollado internamente, con mantenimiento propio. Era un sistema que no estaba integrado, no tenía flexibilidad y no nos permitía hacer cambios con rapidez”, señaló Juan Pablo Remón, director de Administración y Finanzas de la Universidad Maimónides y miembro del Consejo Superior Universitario,  quien acompañó de cerca el proceso de profesionalización operativa que derivó en la implementación de un nuevo sistema de gestión integral. 

La situación de dolor descrita por Remón se completaba con un esquema fragmentado: el sistema propio se volcaba a un software estrictamente contable, utilizado solo para esa función. Compras,  presupuestación y varios circuitos administrativos, incluido el control presupuestario funcionaban en gran medida de forma manual o por fuera de sistemas integrados. “La necesidad urgente era integrar todo esto en una plataforma única, robusta y flexible”, resumió Remón.

La decisión: buscar un ERP de primera línea

En ese contexto, la universidad inició la búsqueda de un ERP que pudiera acompañar su nueva etapa. El proceso incluyó el análisis de distintas alternativas, demos, pruebas internas y un relevamiento exhaustivo de las necesidades de las diferentes áreas.

Calipso fue elegido tras esa etapa de evaluación, no solo por sus capacidades técnicas, sino también por la dinámica de trabajo propuesta. “Vimos un muy buen ida y vuelta con el equipo, una dinámica que para este tipo de implementaciones es central”, señaló Remón.

Una vez tomada la decisión, la incorporación de Calipso estuvo atravesada por un trabajo interno intenso con los equipos de la universidad. El foco estuvo puesto en generar consenso, anticipar impactos y hacer partícipes a las distintas áreas administrativas desde el inicio, en un contexto en el que el cambio de sistema implicaba modificar rutinas consolidadas y asumir una carga adicional de trabajo durante la transición.

“Sabíamos que un cambio así siempre genera dudas. Por eso hicimos una previa muy importante: analizamos con cada área los impactos, los escuchamos y les dimos espacio para opinar sobre las posibles soluciones. No fue una decisión tomada entre tres personas y bajada después, sino un proceso compartido”, explicó Remón.

“Durante al menos un año trabajamos relevando circuitos y analizando cómo implementar un sistema de este tipo de la mejor manera”, agregó.

La decisión final se tomó a finales de 2024. A lo largo de 2025 se desarrolló el proceso de implementación, con salida en vivo el 1° de octubre de ese año, luego de aproximadamente 12 meses de proyecto, incluyendo los relevamientos previos.

Una primera etapa enfocada en lo administrativo-contable

En esta primera fase, Calipso se implementó como núcleo de la gestión administrativa, contable y financiera de la universidad. Hoy el sistema integra:

 

• • Facturación y cobranzas

• • Pagos a proveedores

• • Compras

• • Gestión contable

• • Cierres mensuales e información para toma de decisiones

“Compras era una de nuestras patas más débiles: no estaba en ningún sistema. Hoy está completamente integrada al circuito de pagos, presupuestación y gestión de proveedores”, destacó Remón.

Dado el volumen y la complejidad de la operatoria —miles de alumnos, cuotas variables, múltiples medios de pago—, uno de los principales objetivos fue estabilizar el circuito de facturación y cobranzas, algo que se logró en esta primera etapa.

Resultados visibles en pocos meses

A pesar de lo reciente de la implementación, los beneficios comenzaron a percibirse rápidamente. “Ya en diciembre, a dos meses de la puesta en marcha, las áreas empezaban a reconocer las ventajas que les daba el sistema”, explicó Remón.

Entre los principales impactos, destacó:

 

• • Mayor eficiencia operativa
    

• • Confiabilidad y trazabilidad de la información

• • Eliminación de tareas manuales y conciliaciones externas

• • Mayor control de procesos y plazos

“Hoy el sistema no te permite hacer algo si no está bien hecho: si no hay orden de compra, no hay pago. Eso ordena, exige y mejora la gestión”, ejemplificó.

Integraciones y convivencia con otros sistemas

Actualmente, Calipso convive e integra información con el sistema académico preexistente, especialmente en todo lo vinculado a facturación, cobranzas y estado de los alumnos. “Hoy los sistemas dialogan muy bien. Optamos por algunas interfaces para poder salir más rápido”, explicó Remón.

Esa convivencia es transitoria: el objetivo es reducir progresivamente las integraciones y concentrar más procesos dentro de Calipso.

Próxima etapa: expansión del uso en 2026

La segunda mitad de 2026 aparece como un punto clave para profundizar el proyecto. La universidad prevé extender el uso de Calipso a áreas que hoy generan gasto, presupuesto y rendiciones, entre ellas:

 

• • Carreras y áreas académicas

• • Investigación

• • Centros especializados (simulación médica, odontología, veterinaria)

• • Recursos humanos y gestión docente

• • Comunicación, prensa, legales y otras áreas transversales

“La idea es que esas áreas puedan interactuar directamente con el sistema y aprovechar todo su potencial, especialmente en control presupuestario y gestión”, explicó Remón.